ארגון כנס מוצלח דורש תכנון מוקדם, משאבים ותשומת לב לפרטים. בין אם מדובר בכנס עסקי, אקדמי או חברתי, ההכנה הנכונה היא המפתח להשגת המטרות שהצבתם. בואו נסביר איך מארגנים כנס שלא יישכח!
איך מארגנים כנס? תכנון ראשוני
הגדרת מטרות הכנס – ה"למה" וה"מה"
השלב הראשון והחשוב ביותר בתכנון כנס הוא הגדרה ברורה של מטרות האירוע. מדוע אתם מארגנים את הכנס? מה אתם רוצים להשיג? האם הכנס נועד לחשוף מוצר או שירות חדש, לחבר בין אנשי מקצוע, להעביר ידע, או אולי לגייס תרומות למטרה חשובה? ככל שתהיו ממוקדים יותר במטרות הכנס, כך יהיה לכם קל יותר לקבל החלטות לגבי היבטים אחרים של האירוע, כגון קהל היעד, מיקום, תוכן והיקף.
גיבוש תקציב מפורט להפקת הכנס
לאחר שהגדרתם את מטרות הכנס, הגיע הזמן לגבש תקציב מפורט. התקציב ישפיע על כל ההיבטים של הכנס, החל ממספר המשתתפים וכלה בבחירת המיקום והכיבוד. קחו בחשבון עלויות כגון שכירת מקום, ציוד אורקולי, שירותי הסעדה, שכר מרצים, חומרים שיווקיים, מתנות ממותגות לכנסים ועוד. וודאו כי יש לכם מקורות מימון מספקים, בין אם מדובר בדמי השתתפות, חסויות או תקציב ארגוני. שמרו את התקציב מאוזן ובררו עם ספקים כמה אפשרויות לפני קבלת ההחלטות הסופיות.
בחירת מיקום, ספקים ונותני חסות
מציאת לוקיישן מתאים לקיום הכנס
בחירת מיקום לקיום הכנס היא אחת ההחלטות הקריטיות בתהליך התכנון. המיקום צריך להתאים לסוג האירוע, לגודל הקהל הצפוי, לתקציב ולנגישות למשתתפים. חשבו על פרמטרים כגון: האם נדרש אולם גדול או מספר חדרים? האם נדרש מטבח או אזור לקייטרינג? מה מצב התחבורה הציבורית והחניה באזור? מומלץ לקיים סיור במקום לפני קבלת החלטה סופית ולברר על מערכות השמע, התאורה והמיזוג שקיימות במתחם.
ניהול הליך בקשת הצעות מחיר מספקים
לאחר שבחרתם מיקום מתאים, הגיע הזמן לפנות לספקים ולקבל הצעות מחיר. בין הספקים העיקריים להפקת כנס נמנים ספקי הציוד האורקולי, שירותי ההסעדה, חברות הפקה, צלמים, מעצבים גרפיים ועוד. גבשו מפרט מסודר עם הדרישות שלכם מכל ספק ושלחו לכמה ספקים בתחום כדי לקבל הצעות מחיר. השוו בין ההצעות שקיבלתם, לא רק מבחינת המחיר, אלא גם מבחינת האיכות, המקצועיות והניסיון של הספק. קחו המלצות ובדקו עבודות קודמות לפני שסוגרים עם ספק.
גיוס נותני חסות ומציגים לכנס
נותני חסות יכולים לסייע במימון הכנס ולהוסיף ערך למשתתפים. אתרו חברות וארגונים שעשויים להיות מעוניינים לקחת חלק בכנס בתור נותני חסות, והציעו להם מגוון אפשרויות חסות. למשל: הצבת דוכן בשטח התערוכה, חסות על ההפסקות או הארוחות, מתן מתנות ממותגות לכנסים ועוד. גייסו גם מציגים שיוכלו להשתלב בתערוכה או בהרצאות במושבים. הקפידו על בחירת נותני חסות ומציגים שתואמים לנושא הכנס וערכיו, ושיוכלו לספק ערך מוסף אמיתי למשתתפים.
תוכן הכנס – דוברים, הרצאות ומיתוג
גיוס מרצים ובניית לוח זמנים לכנס
התוכן הוא הלב של הכנס, ולכן חשוב לבנות תוכנית עם מגוון הרצאות, פאנלים ואולי גם סדנאות. הזמינו מראש מרצים מעניינים ורלוונטיים שיוכלו לספק תובנות וערך למשתתפים. חשבו על מושב מליאה עם מרצה מפתח שיהווה שיא של הכנס. בנו לוח זמנים מפורט עם שעות ההתכנסות, ההפסקות, ארוחות והמושבים השונים. הלו"ז צריך להיות מאוזן, מעניין ולהשאיר זמן מספיק להפסקות וזמן לנטוורקינג. זכרו לכלול בלו"ז זמן גם לבעיות טכניות או איחורים.
יצירת מיתוג אחיד ומושך לאירוע
מיתוג הכנס כולל את השם, הלוגו, הסלוגן והעיצוב הגרפי שילוו את כל המוצרים והחומרים השיווקיים. מטרת המיתוג היא ליצור מראה אחיד, מקצועי ומזמין שימשוך משתתפים ויותיר עליהם רושם חיובי. השקיעו בעיצוב לוגו מקורי, בחרו צבעים וגופנים שיתאימו לאופי הכנס, והקפידו על שימוש עקבי בכל פרסום או פריט הקשור לאירוע. המיתוג צריך להופיע על כל המצגות, התגים, השילוט, המתנות והחומרים המודפסים, כדי לחזק את המסר והזהות של האירוע.
תכנון הכיבוד והאירוח למשתתפים
הכיבוד הוא חלק בלתי נפרד מהחוויה של משתתפי הכנס, בין אם מדובר בהפסקות קפה, ארוחות או קוקטייל. תכננו תפריט שמתאים לקונספט הכנס, לקהל היעד ולתקציב, והקפידו לספק אפשרויות מגוונות כדי להתאים לצרכים שונים (צמחוני, טבעוני, כשרות וכו'). אל תשכחו גם לדאוג לשתייה חמה וקרה לאורך כל היום ולהפסקות מתוזמנות לאכילה ושתייה. פינוקים קטנים כמו חטיפים או פירות במהלך היום יכולים להוסיף לשביעות הרצון של המשתתפים.
הזמנת משתתפים ותיעוד הכנס
שיווק הכנס והזמנת קהל היעד
לאחר שהכל מתוכנן, הגיע הזמן להזמין את האורחים! צרו רשימת תפוצה מסודרת של קהל היעד, הכוללת לקוחות פוטנציאליים, שותפים, עמיתים לתעשייה ואנשי מפתח בתחום. הכינו הזמנה אלקטרונית מעוצבת עם כל הפרטים על הכנס והקישור להרשמה. שלחו תזכורות כשבועיים-שלושה לפני האירוע, ועקבו אחר ההרשמה כדי לדעת כמה משתתפים צפויים. בנוסף, קדמו את האירוע ברשתות החברתיות, פרסמו באתר הבית שלכם ושקלו גם מודעות ממומנות כדי להגיע לקהלים נוספים.
תיעוד מקצועי של הכנס לצרכי שיווק ומיתוג עתידי
צילום ותיעוד הכנס הם משאב שיווקי חשוב להמשך הדרך. הזמינו צלם מקצועי שיתעד את האירוע, את ההרצאות והאווירה הכללית. וידאו שיש תיעוד מספק של המושבים והפאנלים כמו גם תמונות איכותיות להמשך השימוש. לאחר הכנס הפיצו לינק לגלריית התמונות למשתתפים, והשתמשו בחומרים לצרכי שיווק ומיתוג עתידיים, כגון סרטוני תדמית, פוסטים ברשתות ובאתר וחומרים שיווקיים נוספים. התיעוד לא רק ישמר את הזיכרון מהאירוע אלא גם יעזור לכם למשוך משתתפים ונותני חסות לכנסים הבאים שתפיקו.
לסיכום
במאמר זה ניסינו להסביר בפירוט איך מארגנים כנס. תכנון מוקדם, תשומת לב לפרטים והתמקדות ביצירת ערך למשתתפים, יבטיחו שהאירוע שלכם יהיה הצלחה גדולה. זכרו ליהנות מהתהליך, לגייס עזרה כשצריך ולהאציל סמכויות לצוות שלכם. עם ההכנה הנכונה, ביום הכנס תוכלו להירגע ולראות את הפירות של עבודתכם הקשה. בהצלחה!
