ניהול עסק טומן בחובו ארגונים והיערכויות רבות כשבניהם, מפיקים לעתים אירועים עסקיים שונים. האירועים הללו יכולים להיות כנסים לעובדים, השקת מוצר חדש, יום עיון והרצאות, הדרכות לקידום החברה, גיוס לקוחות חדשים, ישיבות מנהלתיות והאפשרויות רבות ומגוונות. בכדי לצלוח אירוע עסקי, יש לתכנן אותו בקפידה ולא להקל ראש בכל הנוגע לארגונו. כיצד תעשו זאת על הצד הטוב ביותר?
הגדירו מטרות וקהל יעד
אירוע מוצלח מתקיים עם תכנון יסודי, לכן עליכם לחשוב מה תרצו להשיג באירוע ואילו מטרות הוא אמור לשרת. האם האירוע מיועד לעובדים? ללקוחות פוטנציאליים? ומי למעשה קהל היעד שיגיע לאירוע שלכם. באמצעות הגדרת מטרות והגדרת קהל היעד תוכלו להיות ממוקדים יותר בתכנון האירוע בהמשך ותוכלו להפיק אותו על הצד הטוב ביותר.
כיבוד ושתייה
האוכל שיוגש באירוע הוא בין הדברים החשובים ביותר, מאחר שאירוע נמדד לרוב גם באוכל המוגש במהלכו. הנטייה הרווחת היא לשלב תפריט חלבי ומאכלים אותם ניתן לאכול בעמידה כדוגמת כריכים, מגשי ירקות, מאפים מלוחים וכו'. מוטב להתחשב גם באנשים שרגישים למזונות שונים או נמנעים מלאכול אותם כמו בעלי רגישות לגלוטן, טבעונים ואנשים הרגישים לאלרגנים נוספים, כך הם ירגישו שהתחשבתם בצרכיהם. כדאי לברר מראש על חברות קייטרינג איכותיות באזור מגוריכם שיכולות לספק לכם מגשי אירוח לאירועים העונים על דרישותיכם. יתרה מזאת, העדיפו לבחור קינוחים ומתוקים שאינם ילכלכו את אזור האירוע, כמו למשל קינוחים בכוסות אישיות. הקפידו על עמדת קפה נקייה המכילה כמה סוגי קפה ושתייה קרה ללא הגבלה. כך, תוכלו להבטיח את הנאת האורחים עם אוכל משובח ומתאים לאכילה בכנסים ואירועים עסקיים.
מועד ומיקום
למיקום יש חשיבות רבה מאחר והוא אמור לאכלס את כל באי האירוע, לכן עליו להיות נוח וגדול על מנת שיכיל את כל האורחים. ניתן לשכור מתחם או חדר ישיבות עבור האירוע או לחלופין לארגן אותו במשרדכם, כל עוד הוא גדול מספיק. מעבר לזה, המיקום חייב לשדר אווירה נינוחה וטובה, להכיל תאי שירותים נקיים ואת הציוד הדרוש לכם להצלחת האירוע. כמו כן, בקביעת המועד, נסו להתחשב בחופשות ובחגים ולא לקבוע את המפגש בסמוך לאירועים גדולים אחרים.
לוגיסטיקה
ערכו רשימה ובה ציינו את כל הדברים להם אתם זקוקים מבחינה לוגיסטית החל מתאורה, הגברה, סידורי חנייה ועד לכמות שקעי החשמל הרצויים. כמו כן, אל תשכחו לקחת בחשבון את נושא שיווק האירוע, שליחת ההזמנות ויתר הארגונים הנלווים לתכנון. ניתן לשכור את שירותיה של חברה המארגנת אירועים עסקיים או לחלופין להאציל סמכויות על חבר המנהלים, כך שלכל אחד יהיה תפקיד בהפקת האירוע.
תוכן האירוע
תכנו היטב את תוכן האירוע, הרי לא תארגנו כנס בהיקף גדול מבלי שתעניקו לבאי האירוע ערך מוסף וידע חדש. בנו תכנית עבור התוכן שיועבר למשתתפים והשתדלו להפוך אותו לוויזואלי באמצעות הכנת מצגות מעוצבות. אל תפסלו את האפשרות להעניק לאורחים מחברות וכלי כתיבה או את תקצירי ההרצאות, מאחר וזו יכולה להיות אפשרות נהדרת עבורכם ועבורם. בנו את סדר היום וההרצאות שתעבירו והכינו לו"ז מסודר שיהיה נגיש לאורחים, כך ידעו מה צפוי להם בהמשך היום. אגב, אל תשכחו לשבץ בלוח הזמנים את הפסקת הצהריים.
ארגון אירוע עסקי לא חייב להיות משימה מורכבת, באמצעות תכנון נכון ויסודי, גם אתם תוכלו לארגן אירוע מוצלח שעליו ידברו רבות.
