תקשורת בתוך הארגון היא בין הדברים החיוניים ביותר לעסקים וחברות. עובדי הארגון הם אלה שאחראיים על תפוקת העסק ומשפיעים על ההכנסות באופן משמעותי. תקשורת פנים ארגונית חיונית בכדי להעביר מידע בין מחלקות, הענקת ייעוץ מקצועי לעובדים ועבודה בשיתוף פעולה הנחוץ להצלחת העסק. תקשורת יעילה בין עובדי הארגון היא זו המניעה את העסק להצלחה ולעמידה ביעדים העסקיים, לפיכך מדובר באלמנט יקר ערך לעסק. כיצד תשפרו את התקשורת בין עובדי הארגון?
תוכנות לשיחות בין ארגוניות
בכדי לבנות תקשורת פנים ארגונית יעילה ואיכותית חשוב לשמור על שיתוף פעולה בין המחלקות השונות, על מנת לעשות זאת, יש להימנע מחסמים טכניים העשויים לשבש את תהליכי השיח בין העובדים. למשל, כדאי להשתמש בתוכנת צ'אט קבוצתי המאפשרת שיחות בכתב בין העובדים השונים, לרבות שיחות קבוצתיות. דוגמה לתוכנה מסוג זה היא SLACK, עמה ניתן לתקשר דרך המחשב ואף באמצעות הטלפון הנייד, כך שמדובר בחלופה נהדרת לקבוצותWHATSAPP מעיקות. דרך נוספת וטובה לא פחות היא שימוש במרכזיה לעסק. המרכזייה מאפשרת שיחות טלפוניות בין מחלקות שונות, לרבות ייעוץ מקצועי בזמן אמת.
ימי גיבוש קבוצתיים
אחת הדרכים להוביל את הצוות לקבוצה שעובדת באחדות ושיתוף פעולה, היא לגבש אותם ברמה החברתית. צוות מגובש הוא צוות יעיל יותר, המגיע לעבודה עם מוטיבציה גבוהה, כמו כן, שיתופי הפעולה נעשים באופן שוטף, זאת משום שהשיח בין העובדים אינו מכביד עליהם. מוטב לארגן ימי גיבוש קבוצתיים אחת לכמה חודשים ואף לדאוג להפסקות צהריים משותפות בכדי להעניק לצוות הזדמנות להתחבר ולהיות יחד. אגב, כדאי לשלב בימי הגיבוש פעולות אקסטרים קבוצתיות, אלה יסייעו להם לעבוד כקבוצה אחת הנעה לעבר מטרה משותפת.
ישיבות צוות שבועיות
ישיבות צוות אחת לשבוע הן נחוצות לעסק מאחר והן מאפשרות דיאלוג בין צוות העובדים לרבות עדכונים הכרחיים בארגון. באמצעות ישיבות צוות קבוצתיות, העובדים יוכלו לנהל דיונים, לקבל החלטות משותפות ולהתעדכן בנוגע לפעולות שהתקיימו או עתידות להתקיים בתחומי העיסוק של החברה. כמו כן, הישיבות הללו יאפשרו להעמיק את השיח גם לאחריהן לדיאלוג מתמשך שעשוי להוביל לנקודות אור נוספות בעסק (את הדיון העובדים יוכלו לקיים בתוכנות הייעודיות לשיח פנים ארגוני, דרך המרכזיה הטלפונית או פנים מול פנים).
הדרכות מקצועיות
אחת לכמה חודשים מוטב לרענן נהלים ושינויים מהותיים בתחום העיסוק של הארגון. לדוגמא אם החברה עוסקת בשיווק דרך הרשתות החברתיות, רצוי לקיים הדרכות הנוגעות לשינוי האלגוריתם שהתקיים לאחרונה, רעיונות לפתרונות עבור כשלים בשיווק, הסבר על התכנית העסקית וכו'. ההדרכות הללו יעניקו לעובדים ידע מקצועי נרחב, יאפשרו להם לשאול שאלות ואף יתרמו למיזוג הקבוצה. נסו לברר האם מתקיימים כנסים רלוונטיים ורכשו כרטיסים עבור העובדים, מעבר לידע החדש שירכשו, הם יעברו יחדיו יום שלם שיאפשר להם לשוחח על פעולות בארגון ולהתגבש מבחינה חברתית.
סקרים ומשובים
העברת סקרים רבעוניים בין העובדים ומשובים אודות תפקוד המחלקות עשויה לסייע לתקשורת בין העובדים והמחלקות השונות. נניח ואחד העובדים טוען שתהליכי העבודה בין המחלקות אינם יעילים והוא מעוניין להציע הצעה לשיפור, זוהי דרך נהדרת לזהות מגמות שליליות בארגון ולייעל את תהליכי העבודה. זיהוי המגמות ויצירת תהליך לשיפורן יסייעו להשתכללות התקשורת בין המחלקות המצויות בארגון ויניעו לתהליכי עבודה אפקטיביים – מה שיוביל לבסוף להצלחת העסק.
רצוי שלא להמעיט בערכה של התקשורת בין עובדי הארגון מאחר והיא זו העשויה להוביל את העסק להישגים מהותיים והגדלת הרווחים השנתיים. מומלץ להיות קשובים לצרכי העובדים, לגבש ביניהם ולאפשר להם נתיבי תקשורת שונים בכדי שיוכלו להתנהל באופן המיטבי.
