מכונת קפה נמצאת גבוה ברשימת הפינוקים שהמשרד הנתון יכול לספק לעובדיו ולמבקרים בו. יש למכונת קפה שורה ארוכה של יתרונות פוטנציאליים, שעה שהיא יכולה להציע לעובדים את הפינוק האידיאלי עבורם, לספק משקאות הממלאים את העובדים במרץ וגם לתרום לחיבור החברתי במשרד. שתיית קפה הרי היא במידה רבה פעילות בעלת בסיס חברתי, כפי שבא לידי ביטוי בהפסקות הקפה המשותפות למיניהן.
הבעיה, אם אפשר לקרוא לה כך, היא שיש כיום מבחר גדול של מכונות קפה בשוק. העסק המחליט להצטייד בהן צריך להשקיע את המאמצים בהבנת שדה המשחק ובבחירה נכונה של מכונת קפה עבורו.
השיקולים המרכזיים בבחירת מכונת קפה
כדי לבחור נכון מכונת קפה חשוב להגדיר מראש מהם הצרכים הנקודתיים של העסק במישור הזה. מספר העובדים של העסק הוא הנקודה ממנה מתחילים רבים, אם כי יש כאן דבר מה טריקי: חשוב לחשוב לא רק מהי מצבת העובדים בעסק, אלא מהי האוכלוסייה הפוטנציאלית שמגיעה אליו ועשויה לחשוק בקפה. עסק אשר מארח לקוחות ונותני שירותים רבים מדי יום יזדקק מטבע הדברים למכונה אחרת מאשר עסק בו מספר צרכני הקפה בכל נקודת זמן הוא מינימלי.
מכונות קפה נבדלות ביניהן בהרבה מאוד פרמטרים, כולל כמובן במפרט הטכני שלהן. בדרך לבחירה הנכונה חשוב לבחון את קצב העבודה שלה, כלומר, התפוקה. ככל שיש יותר צרכני קפה, כך הדרישה היא למכונה העובדת בפרק זמן קצר ככל האפשר. במקרה הזה ייתכן שההעדפה תהיה גם למכונה אשר מפיקה את המשקאות בצורה מהירה, רצוי בלחיצת כפתור. מכונת קפה אוטומטית או סופר אוטומטית עשויה להפוך את החיים של אנשי המשרד והמבקרים בו לפשוטים יותר, אם כי המחיר שלה עולה בהתאם.
מה לגבי הטעם?
כל אדם אוהב את הקפה שלו אחרת. טעות נפוצה של מנהלי משרדים היא לבחור מכונה אשר קולעת לטעם האישי שלהם, אבל לא לוקחת בחשבון את אנשי המשרד האחרים והאנשים האחרים המגיעים אליו. מצד שני אפשר לציין שהמכונות המתקדמות של היום מציעות גמישות מלאה מבחינת הטעמים ואופן ההכנה, והדבר נכון למכונות המבוססות על אבקה, פולי קפה או קפסולות כאחד.
כלל אצבע שאפשר ללכת לפיו הוא שמכונה שאמורה לשרת נאמנה מספר גבוה של אנשים רצוי שתציע את הגמישות באופן ההכנה ובטעמים. מכונות קפה בבתי עסק גדולים במיוחד מציעות לכן פעמים רבות יותר מאשר אפשרות להכנת קפה, אלא גם סוגים אחרים של משקאות חמים. עסק אשר מבקרות בו משפחות עם ילדים יכול למשל לבחור במכונה המאפשרת בצורה פשוטה הפקה של משקה שוקו למשל.
מודל התמחור של המכונה
בעידן בו בעלי העסקים צריכים לשאוף להגדיל את ההכנסות ולצמצם את ההוצאות ככל שניתן, מחיר מכונת הקפה חייב להילקח בחשבון. אפשר להגדיר מראש תקציב ולראות מהן האפשרויות הקיימות במסגרתו.
החדשות המעודדות הן שכיום ניתן למצוא טווח עצום של מחירי מכונות קפה, כאשר המחירים מושפעים מהמפרט הטכני של המכונה, מהאופן בו היא עובדת, מ"חומרי הגלם" שלה, מהעיצוב ומשלל נתונים אחרים.
לא חייבים לרכוש את מכונת הקפה. כיום נפוץ המודל של השכרת מכונת קפה לעסקים, אשר בחלק מהמקרים כולל גם שירותים הניתנים על ידי החברה המספקת את המכונה: החל מתיקונים במידת הצורך ועד לדאגה לאספקת הקפה במועדים קבועים עד לבית הלקוח. למרות שהמחיר של שירות שכזה עשוי להיות גבוה יותר, אין ספק שבכוחו להקל מאוד על אנשי העסק ולצמצם את ההתעסקות שלהם בתחזוקת ובתפעול השוטף של מכונת הקפה.
