הקמתם עסק, בניתם תכניות כלכליות ואסטרטגיה שיווקית לשנה הקרובה. עכשיו מה שנותר לכם הוא לאבזר את המשרד כך שהעבודה תהיה יעילה ונעימה. זה לא משנה אם יש לכם משרד ביתי או שאולי שכרתם משרד באחד ממתחמי המשרדים, כי בשתי האופציות הללו תצטרכו לאבזר את המשרד באותה הדרך. אז איך יודעים מה לקנות ומה צריך? בדיוק בשביל זה הכנו עבורכם מדריך מקיף ושימושי.
לפני שאתם מתחילים לאבזר את המשרד, חשוב לדאוג לחבילת אינטרנט איכותית, רשת אלחוטית וקו טלפון במידה ותרצו קו נפרד מהקו האישי שלכם. כמו כן, דאגו למחשבים איכותיים ונוחים ולאביזריהם הנלווים כמו עכבר ומקלדת אלחוטיים ואף פד לעכבר. מדפסת במשרד היא כלי הכרחי וחשוב, תוכלו לרכוש מדפסת המשלבת בתוכה גם סורק ומכונת צילום, שכן דבר זה יסייע לכם לחסוך מקום וכסף.
ציוד משרדי
אחד הדברים החשובים ביותר לעבודה יעילה הוא הציוד המשרדי. חשבו כמה נורא זה להיתקע בדיוק באמצע הדפסה בלי דיו, טונר או נייר למדפסת. בדיוק בגלל זה חשוב לרכוש מבעוד מועד מלאי שיהיה אצלכם במשרד, כך שבמדיה והדיו נגמר באמצע ההדפסה, תוכלו להחליפו במהרה.
נוסף לכך, יש להצטייד בכלי כתיבה איכותיים ובכמות מספקת, כמו כן מומלץ לרכוש מדגשים צבעוניים וטושים כהים לסימון קלסרים ותיקיות. אחרי שתרכשו את הציוד המשרדי, תוכלו להעניק לעובדים מחברות אישיות, דפי ממו או פנקסים, שכן אלה יסייעו להם לארגן את המשימות היומיות ולעקוב אחר המטלות שצפויות להם. למרות שרוב המשרדים כיום עובדים עם מערכות ממוחשבות ותכניות עבודה ברחבי הרשת, ניכר כי עובדים רבים מעדיפים לשרבט ולכתוב בכתב יד משימות יומיות, מטלות ודברים שהם לא רוצים לשכוח. העדיפות היא לבצע רכישה אחת גדולה, בה תזמינו את כל הציוד הנחוץ לכם. תוכלו לעשות זאת באתרים לרכישת ציוד משרדי כמו "גרפוס" ואתרים הדומים לו.
ניקיון
אם שכרתם את שירותיה של חברת ניקיון או שאתם דואגים לניקיון המשרד בעצמכם, יש לדאוג לאביזרי ניקיון בהישג יד. אם נשפך הקפה או שהשולחן התלכלך, וודאי לא תמתינו לחברת הניקיון שתגיע לנקות את הלכלוך. לכן, מומלץ לדאוג למגבוני ניקוי לחים ויבשים במתחם העבודה. כמו כן, יש לדאוג למוצרי ניקיון במשרד לפי הצורך.
מטבחון
יש לכם מטבחון אישי במשרד? כדאי שתאבזרו אותו כראוי. קפה, תיונים, סוכר וסוכרזית, הם מצרכים חשובים במטבחון המשרדי. אם אתם נוטים לארח במשרד לקוחות וספקים, תוכלו לדאוג לצנצנת עוגיות טעימות לטובת פגישות העבודה.
ריהוט
זו לא משימה פשוטה לרהט את המשרד בצורה יעילה, אך גם לא מורכבת מידי. בבחירת השולחן, בחרו כזה שגובהו נוח לכם והרוחב שלו עונה על הציפיות שלכם ומותאם לגודל המשרד. אם אתם מתכננים להניח קופסאות ומעמדים משרדיים על השולחן, שקלו לרכוש שולחן רחב שיספק לכם מענה ראוי לכך. מעבר לכך, תוכלו לשבץ במשרד מדפים, מתקן מגירות, סלסלות וכלים שיסייעו לכם לשמור על הסדר במתחם. החשוב מבין כולם, הוא הכיסא כמובן. משום שיום עבודה נורמטיבי אורך כ-8 שעות, יש לרכוש כיסא נוח דיו המותאם לישיבה ממושכת, כך תוכלו לעבוד בנוחות מקסימלית.
אחד הדברים הנפוצים במשרדים הוא לוח מחיק המיועד לכתיבת הודעות, משימות, יעדים ועוד. את הלוח המחיק תוכלו להבריג לקיר ולהשתמש בו לתכנון שבועי. רק אל תשכחו לדאוג לטושים מחיקים עבורו.
נסו להכניס מעט אווירה טובה למשרד ותלו תמונות מעניינות ומדליקות. הן יכולות להתחבר לתחום בו אתם עוסקים ויכולות גם שלא. העיקר שהן יקנו למשרד אוירה אחרת וצבעוניות נעימה. במידה ואתם מארחים לקוחות או מקיימים פגישות במשרד, מומלץ לבחור תמונות שמשרתות את הרושם שתרצו לשדר ללקוחות שלכם.
חשוב לתכנן היטב את אבזור המשרד, לכן קחו כמה דקות וחשבו לאיזה ציוד משרדי תזדקקו. האם מספריים ישמשו אתכם? מדבקות לבנות לסימון שמרדפים? תיקיות לשמירת מסמכים וקבלות? נסו לחשוב על תהליך העבודה השוטפת והתאימו לכם את הציוד המשרדי הדרוש לכם.
