על מנת לנהל עסק בצורה רווחית, אין ספק כי נושא התקציב הוא אחד הפרמטרים העיקריים.
באמצעות קביעת תקציב כספי לתפעול העסק, ניתן בדרך קלה יותר לנהל ולתכנן את המשך שנת הפעילות העסקית, כל זאת על מנת לעקוב אחר הנעשה מן הפן הפיננסי ובכדי לנהל את העסק כמצופה וכנדרש.
ניהול עסק בכלל וניהול תקציב בפרט היינו שלב קריטי בחיי ארגון.
שכן בלי ניהול נכון לא משנה מה המוצר או השירות שאתה רוצה למכור זה פשוט לא יעבוד ותמצא את העסק בקשיים.
מהי משמעותו של התקציב הכספי במסגרת פעילות העסק?
כל בית עסק באשר הוא, לתכנן את התקציב הכספי שלו להמשך שנת הפעילות. כל זאת מדוע? באמצעות קביעת התקציב ופעולה על פי תכתיביו, כל בעל עסק יוכל לעקוב בצורה פשוטה אחר כל ההוצאות העסקיות, וכאשר עולה בעיה, ניתן להתאים את המצב למציאות הנוכחית.
בעזרת התקציב, בעלי עסקים יכולים לבנות את תזרים המזומנים שלהם, ובהתאם לכך לפנות אל גורם מקצועי ולקבל ממנו ייעוץ פיננסי. בצורה זו ניתן גם לדעת האם על העסק לגייס עוד אשראי.
כאשר בעל העסק מודע לצורך בגיוס אשראי, הוא יוכל לנקוט באסטרטגיות שיועילו לו, ולקבל תנאי אשראי משופרים.
מהם יתרונותיו של ניהול התקציב?
כאשר קובעים מראש תקציב, ניתן לנהל את העסק בצורה יעילה יותר ומכל ההיבטים האפשריים.
בזמן שהתקציב ידוע מראש, ניתנת גם האפשרות לתכנן לטווחי זמן ארוכים יותר. עסקים רבים נוהגים לפרסם בקרב העובדים מהו התקציב השנתי של העסק, וכך גם העובדים שאינם מעורבים בענייני פיננסים, יוכלו לקבל אינפורמציה נוספת בכל הקשור להתנהלות החברה. לבסוף, כאשר התקציב מתוכנן כיאות, שיתוף הפעולה בין הגורמים השונים עשוי רק להשתפר.
בניית התקציב
לא פשוט לנהל תקציב עסקי. בראש ובראשונה יש להתייחס לנתונים השייכים לפעילותו הקודמת של העסק. על פי כך ניתן גם לייעל מהלכים.
לאחר שנצברו נתונים קודמים, יש לקבוע כיצד העסק יתנהל בהמשך הדרך. האם לבעליו יש כוונות להתפתח? להגדיל את מתח הרווחים? האם נדרש לפטר עובדים או לגייס נוספים? האם כדאי להמשיך ולעבוד עם אותם הגורמים, כמו ספקים למשל? רק לאחר בדיקת כל הפרמטרים הללו ונוספים, ניתן יהיה לבנות אסטרטגיית עבודה עתידית.
עם ניתוח כלל הנתונים, כל בעל עסק, יוכל לאמוד את ההכנסות הצפויות לו בהמשך, בהתחשב בציוד אותו עליו לרכוש, אולי גיוס עובדים נוספים ועוד.
כיצד להימנע מטעויות?
ניהול תקציב עסקי ניתן לעשות בצורה יעילה וגם בדרך מוטעית. אכן חשוב מאוד להסתמך על נתונים עסקיים קודמים, אך לא לייחס להם חשיבות מעבר לנדרש.
לבדוק אותם בדרך ביקורתית, ומידי כמה שנים, כאשר פונים אל גורם מקצועי לשם קבלת ייעוץ לניהול התקציב העסקי, נדרשת הערכה מחדש של המצב הקיים, ויש לוודא שבעל העסק איננו מבצע טעויות בעלות השלכות חמורות.
רצוי שכל בעל עסק יבנה תקציב שנתי, אולם ישנם גם יוצאים מן הכלל.
למשל: עסקים להם מתחרים רבים אשר נדרשים מידי פעם לשנות אסטרטגיה, מומלץ להם לבנות את התקציב לטווחי זמן קצרים יותר, זאת בשל חוסר הוודאות.
במקרים הללו, תקציב שנתי יהיה רחוק מלהיות מדויק. בנוסף, את התקציב יש לנהל על דרך שגרה ולא לתת לדברים לפעול בעצמם.
חשיבות התקציב
ניהול תקציב עסקי הוא כלי מן המעלה הראשונה בכדי שהעסק ינוהל בצורה יעילה יותר, ועל מנת שאנשי ההנהלה ישלטו על הצד הטוב ביותר בכל מה שמתרחש בעסק.
שימוש בתוכנות ייעודיות
ישנן דרכים להקל על בעלי עסקים לשם ניהול התקציב.
קיימות בשוק כמה תוכנות המיועדות לניהול תקציב העסק, כאשר הן יוצרות סדר וארגון גם בפרטים הקטנים ביותר.
את התוכנה ניתן גם לחבר לתוכנות אחרות, כמו תוכנת הנהלת חשבונות, כל זאת בכדי לקבל כמה שיותר אינפורמציה באשר לדרך ניהול התקציב.
בנוסף, מכיוון שמדובר במצבים שאינם תמיד צפויים, באמצעות התוכנות הללו, ניתן לדעת בדיוק מתי התבצעה חריגה מהתקציב, או שמא מי מבעלי העסק, ניצל אותו שלא לטובה.
האם כדאי להשכיר משרד פרטי או לעבוד ב WEWORK?
לא בטוח כי בימים אלה ישתלם לעוסקים מורשים, פטורים ובעלי עסקים להשכיר משרד משלהם.
ככל שחלל חדר העבודה הוא קטן יותר, כך הולכות ומצטמצמות ההוצאות. בניגוד לימים עברו, כיום ישנן חברות אשר בידיהן הצעה מפתה במיוחד: לשכור את חלל העבודה, כאשר המחיר נקבע לא על פי גודלו, אלא יש לשלם מידי חודש בעבור השימוש במקום. בהחלט כדאי לרכוש חבילות במסגרת הכל כלול, הן הרבה יותר זולות ומשתלמות.
תפיסת עבודה שונה
החברות אשר נכנסו לתמונה, יצרו בעצם תפיסת עבודה אחרת.
אין יותר צורך להשכיר משרד שמידי חודש יש לשלם בעבורו לא מעט כסף – ארנונה, חשבונות חשמל ומים. במקום זאת אפשר להשכיר חלל.
בדרך זו בעלי העסקים יוכלו לחסוך כספים רבים, לא להיות כבולים לחוזי שכירות, ולטווח הארוך בהחלט ניתן לחסוך בלא מעט הוצאות.
